Privacybeleid

Verzameling, gebruik, opslag, beveiliging en rechten omtrent persoonsgegevens

Beyond Ordering BV, met maatschappelijke zetel te 9090 Melle, Brusselsesteenweg 255, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0760.305.893 (hierna Beyond Ordering), vindt uw privacy belangrijk. Wat de verwerking van uw persoonsgegevens betreft, leeft Beyond Ordering de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als General Data Protection Regulation (GDPR) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we gegevens waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd in de zin van de GDPR (hierna: Persoonsgegevens).

In dit Privacybeleid (hierna: Privacybeleid) informeren wij u over hoe Beyond Ordering Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, communiceert en openbaar maakt en wat uw rechten zijn.

Artikel 1 - Op wat is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten die een bestelling plaatsen via het Beyond Ordering platform, een restitutie aanvragen via het QR refund platform en op elk bezoek aan en gebruik van de websites (https://beyondordering.com, https://watdrinkje.be en https://qrrefund.com, hierna te noemen: “Websites”), alsmede op alle (commerciële) relaties (en de uitwisseling van gegevens die daarmee verband kan houden) tussen Beyond Ordering en haar (potentiële) klanten, leveranciers en/of zakenpartners.

Artikel 2 - Wie is "Beyond Ordering", "Wat Drink Je?" en "QR refund" en wie is de verwerkingsverantwoordelijke van de (Persoons)gegevens?

“Beyond Ordering”, “Wat Drink Je?” en “QR refund” zijn producten van:

Beyond Ordering BV
Brusselsesteenweg 255
9090 Melle
BE0760305893
info(at)beyondordering.com

Beyond Ordering is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking is degene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.

Beyond Ordering is bereikbaar per post, per e-mail of via een contactformulier op een van de websites.

Specifiek met betrekking tot dit Privacybeleid kan, naast de hierboven vermelde contactgegevens, ook rechtstreeks contact worden opgenomen met Wouter Bauwens (wouter(at)beyondordering.com).

Artikel 3 - Hoe worden (persoons)gegevens verzameld?

Beyond Ordering verzamelt Persoonsgegevens bij of in verband met, onder andere:

Het doen van een aanbieding;
Het bezoeken van onze websites of het invullen van het contactformulier op de websites;
Het aanmaken van een professioneel account op het platform van Beyond Ordering;
Het uitwisselen van visitekaartjes
Elke andere vorm van correspondentie of contact (bijv. per telefoon, e-mail, post, LinkedIn);
Een samenwerking met een commerciële partner;
Een spontaan aanbod of verzoek;
Uw gebruik van en/of interactie met het Beyond Ordering platform;
Uw gebruik van en/of interactie met het QR refund platform.

Artikel 4 - Welke (persoons)gegevens verwerkt Beyond Ordering en waarom?

Welke (Persoons)gegevens we verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contact en de informatie die u verstrekt.

Beyond Ordering zal de hoeveelheid Persoonsgegevens die wordt verwerkt te allen tijde beperken tot hetgeen noodzakelijk is om een kwalitatief goede dienstverlening te kunnen bieden.

In de hieronder genoemde omstandigheden kunnen onder meer de volgende Persoonsgegevens door Beyond Ordering worden verwerkt voor de genoemde doeleinden:

Tijdens het bestelproces via het Wat Drink Je? / Beyond Ordering platform
Beyond Ordering verwerkt (Persoons)gegevens die u aan ons verstrekt bij het plaatsen van een bestelling via het Wat Drink Je? / Beyond Ordering platform. Deze (Persoons)gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering, bevestiging en eventuele betaling van uw bestelling. De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

Bevestigingscode van de bestelling;
Inhoud van de bestelling;
Naam (indien van toepassing);
Contactgegevens (indien van toepassing);
Adresgegevens (indien van toepassing);
Betalingsgegevens (indien van toepassing);
Opmerkingen (indien van toepassing).

Tijdens het online top-up proces van een cashless drager

Beyond Ordering verwerkt (Persoons)gegevens die u aan ons verstrekt wanneer u online tegoeden oplaadt op een cashless drager via het Wat Drink Je? / Beyond Ordering platform. Deze (Persoons)gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren, bevestigen en administreren van uw top-up, het koppelen van het tegoed aan de juiste drager en het verwerken van de betaling. De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

identificatiecode of nummer van de cashless drager;
top-up bedrag en tijdstip;
transactie- en betalingsreferenties (inclusief versleutelde/gemaskeerde betaalgegevens via de betaalprovider);
naam en e-mailadres (indien van toepassing, bv. bij accountregistratie of bevestiging);
technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en fraudepreventie (zoals IP-adres en device-ID).

Tijdens het aanvragen van een refund van het restbedrag op een cashless drager

Beyond Ordering verwerkt (Persoons)gegevens die u aan ons verstrekt wanneer u een terugbetaling aanvraagt van het resterende saldo op uw cashless drager via het Wat Drink Je? / Beyond Ordering platform. Deze (Persoons)gegevens zijn noodzakelijk voor de verificatie van de aanvraag, het bepalen van het terug te betalen saldo, de uitvoering van de terugbetaling en de eventuele opvolging bij vragen of betwistingen. De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

identificatiecode of nummer van de cashless drager;
saldo- en transactiegegevens die nodig zijn om het restbedrag te berekenen;
IBAN en naam rekeninghouder voor uitbetaling;
e-mailadres (indien van toepassing, bv. voor bevestiging en communicatie);
tijdstip van aanvraag;
en technische loggegevens die nodig zijn om de aanvraag veilig te verwerken en misbruik te voorkomen (zoals IP-adres en device-ID).

Tijdens het verzilveringsproces van een QR refund

Beyond Ordering verwerkt (Persoons)gegevens die je aan ons verstrekt bij het aanvragen van een terugbetaling via QR refund. Deze (Persoons)gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering, bevestiging en uitbetaling van uw restitutie. De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

Identificatiecode van de QR refund;
Inhoud van de QR refund;
IBAN en naam rekeninghouder voor uitbetaling;
e-mailadres (indien van toepassing, bv. voor bevestiging en communicatie);
tijdstip van aanvraag;
en technische loggegevens die nodig zijn om de aanvraag veilig te verwerken en misbruik te voorkomen (zoals IP-adres en device-ID).

Tijdens het contact opnemen met onze klantendienst

Wanneer je contact opneemt met onze klantendienst, gebruiken we de (Persoons)gegevens die je verstrekt om je vraag te beantwoorden of je probleem op te lossen. De wettelijke basis voor de verwerking van deze (Persoons)gegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende (Persoons)gegevens:

Bevestigingscode van de bestelling;
Inhoud van de bestelling;
Naam (indien van toepassing);
Contactgegevens (indien van toepassing);
Adresgegevens (indien van toepassing);
Betalingsgegevens (indien van toepassing);
Opmerkingen (indien van toepassing).

Bij het bezoeken van onze Websites, het bezoeken van het Beyond Ordering / Wat Drink Je? platform of het bezoeken van het QR refund platform

Bij het bezoeken van onze Websites, het bezoeken van het Beyond Ordering / Wat Drink Je? platform of het bezoeken van het QR refund platform, wordt elektronische identificatie-informatie opgeslagen, zoals:

IP-adres, app-ID’s, browser, besturingssysteem en andere informatie over het apparaat dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de Websites of over de externe link die naar de Websites heeft geleid;
Domeinnaam;
Locatie;
Tijdstip van verbinding en bezoeken aan links of inhoud op onze Websites.

Wanneer u het contactformulier op onze Websites invult, worden de gegevens die u invoert opgeslagen. Uw voornaam, achternaam, eventueel uw telefoonnummer, e-mailadres, bericht, IP-adres en het tijdstip van verzending worden veilig opgeslagen. Dit is nodig om op de juiste manier contact met u op te kunnen nemen.

Bij registratie op het Beyond Ordering platform en/of het QR refund platform worden bepaalde (persoons)gegevens bewaard, zoals professionele of persoonlijke identificatiegegevens, factuurgegevens, profielinformatie en voorkeuren. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Beyond Ordering verwerkt uw Persoonsgegevens in het algemeen voor onder meer de volgende doeleinden:

Beheer van prospects, klanten en leveranciers (opstellen van lijsten van (potentiële) klanten, partners en leveranciers);
Communicatie met de betrokkene;
Verwerking van bestellingen en leveringen, opstellen van offertes, leverings- of bestelformulieren, service na verkoop
Algemene administratie, boekhouding en facturering;
Nakoming van administratieve, financiële en fiscale verplichtingen;
Marketingdoeleinden, waaronder direct marketing, zoals het op de hoogte houden van betrokkenen en hen specifiek informeren over promoties, acties of wijzigingen met betrekking tot producten of diensten waarin betrokkenen eerder interesse hebben getoond, door middel van het versturen van mailings, nieuwsbrieven en/of reclamefolders;
Het gemakkelijk toegankelijk maken van de Websites en het verbeteren van de kwaliteit van onze diensten;
Evaluatie, analyse, rapportage, tevredenheidsonderzoeken;
Fraudepreventie en misbruikpreventie;
Het aanmaken van een professioneel account op het Beyond Ordering platform;
Het organiseren van uw gebruik van en/of interactie met het Beyond Ordering platform;
Het aanmaken van een professionele account op het QR refund platform;
Het organiseren van uw gebruik van en / of interactie met de QR refund platform;
Het beheren van geschillen;
Werving en selectie.

Indien Beyond Ordering uw Persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing, heeft u steeds het recht u daartegen te verzetten door middel van een eenvoudig verzoek (mogelijkheid tot “uitschrijven”). Afhankelijk van de informatie die u ons hebt verstrekt (telefoonnummer, postadres, gsm-nummer, e-mailadres), is het mogelijk dat wij u via de relevante kanalen (telefoon, post, sms of e-mail) contacteren met de bedoeling u te informeren over onze producten of over toekomstige evenementen, promoties of aanbiedingen. Bij het verzenden van direct marketing kan Beyond Ordering zich beroepen op zijn gerechtvaardigd belang om bestaande partners te informeren over soortgelijke producten of diensten waarvoor Beyond Ordering en de betreffende partners eerder contact hebben gehad.

Voor elk doel kan de rechtsgrondslag voor de verwerking een van de volgende zijn:

Uw vrijwillige toestemming voor verwerking;
De voorbereiding of uitvoering van een contract;
Een wettelijke verplichting;
Een zwaarwegend gerechtvaardigd belang van Beyond Ordering, in welk geval wij zullen trachten dat belang af te wegen tegen de eerbiediging van uw privacy. Voor het verwerken van deze (persoons)gegevens voor bijvoorbeeld fraudepreventie en antimisbruikdoeleinden of voor analyse- en rapportagedoeleinden beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang van Beyond Ordering. De uiteindelijke analyserapporten zullen geen Persoonsgegevens bevatten.

Wanneer de rechtsgrondslag voor de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, hebt u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit kan door middel van een eenvoudig verzoek gericht aan Beyond Ordering via de contactgegevens vermeld in dit Privacybeleid.

Wij zullen uw Persoonsgegevens uitsluitend verzamelen en gebruiken voor de verwezenlijking van bovengenoemde doeleinden, tenzij wij uw ondubbelzinnige en vrije toestemming ontvangen om uw Persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting opgelegd door toepasselijke regelgeving.

Artikel 5 - Hoe beschermt Beyond Ordering mijn Persoonsgegevens?

Beyond Ordering hecht veel waarde aan de bescherming van uw Persoonsgegevens en heeft daarom de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken gebruik van een beveiligde verbinding en slaan uw gegevens op in een beveiligde database. Op deze manier proberen wij de nodige maatregelen te nemen om diefstal, verlies of ongeoorloofde toegang of ongewenste openbaarmaking te voorkomen.

Artikel 6 - Hoe lang bewaart Beyond Ordering mijn Persoonsgegevens?

Beyond Ordering verkoopt, verhandelt of verkoopt uw Persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens die worden verwerkt, worden alleen gecommuniceerd aan de volgende ontvangers en in overeenstemming met dit Privacybeleid:

Verwerkingsverantwoordelijke;
De betrokkene zelf;
Verwerkers.

Verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Beyond Ordering en mogen Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor door Beyond Ordering bepaalde doeleinden. Beyond Ordering heeft in haar overeenkomsten met verwerkers duidelijke afspraken gemaakt over de kwaliteit van de gegevensverwerking, conform de verplichtingen die voortvloeien uit de relevante privacywetgeving.

Als u een bestelling plaatst (via het platform van Beyond Ordering), kan Beyond Ordering bepaalde gegevens verstrekken aan de cateraar of evenementenorganisator waar u een bestelling plaatst, zodat de cateraar of evenementenorganisator uw bestelling kan verwerken, leveren en afrekenen. U bent een directe klant van de cateraar of organisator van het evenement.

De cateraar of organisator van het evenement heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen met betrekking tot de (Persoons)gegevens. Voor vragen over de gegevensverwerking van bijvoorbeeld de cateraar of organisator van het evenement kun je rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende cateraar of organisator van het evenement.

Wanneer je een QR refund verzilvert (via het QR refund platform), zal Beyond Ordering de benodigde gegevens beschikbaar stellen aan de bankinstelling van de cateraar of organisator van het evenement, die de QR refund heeft aangemaakt, zodat de cateraar of organisator van het evenement de QR refund kan verwerken en uitbetalen.

Niettegenstaande het voorgaande kan Beyond Ordering verplicht zijn uw Persoonsgegevens te openbaren aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Beyond Ordering daartoe wettelijk verplicht is of in verband met een gerechtelijke procedure of (ii) om de rechten van Beyond Ordering te waarborgen en te verdedigen.

Indien Beyond Ordering zijn activa geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een derde, in geval van een overdracht van een algemeenheid of een branche, in geval van een fusie, splitsing of soortgelijke transactie, joint venture, reorganisatie of enige andere overdracht of overgang of bedrijfsherstructurering, onder bijzondere of algemene titel, in welk geval uw Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan een derde.

In de regel worden uw Persoonsgegevens niet doorgegeven aan derde landen. Mocht dit toch het geval zijn, dan zorgen wij ervoor dat elke doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een ontvanger die is gevestigd of geregistreerd in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, wordt geregeld door bepalingen in een doorgifteovereenkomst, die (i) modelcontractbepalingen zal omvatten zoals voorzien in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen krachtens Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad, of (ii) gebaseerd zal zijn op een ander mechanisme onder de privacywetgeving of een andere verordening die de verwerking van persoonsgegevens regelt.

Artikel 7 - Wat zijn je rechten?

Als betrokkene hebt u ook een aantal rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens.

Recht op toegang en rectificatie
U hebt recht op inzage in alle Persoonsgegevens die wij van u verzamelen. Je kunt onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens laten corrigeren of aanvullen.
Recht om vergeten te worden
In bepaalde omstandigheden heb je het recht om je Persoonsgegevens te laten wissen.
Recht op overdraagbaarheid van uw Persoonsgegevens
Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht om Persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gebruiksvriendelijk formaat te verkrijgen en over te dragen aan een derde partij.
Recht op bezwaar tegen verwerking
Als betrokkene heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens indien u het niet eens bent met de wijze waarop Beyond Ordering uw Persoonsgegevens verwerkt.
Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de verwerking van jouw Persoonsgegevens (tijdelijk) stop te zetten.

Als u zich op een van deze rechten wilt beroepen, kunt u een e-mail sturen naar info(at)beyondordering.com. Wij verzoeken u zich in een dergelijk verzoek duidelijk te identificeren (bijv. door een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen) om ongeoorloofde openbaarmaking van uw Persoonsgegevens te voorkomen.

Wij verbinden ons ertoe om binnen een maand na ontvangst van het verzoek een antwoord te geven, dat het volgende kan omvatten:

De acties die zijn ondernomen in positieve reactie op het verzoek;
De noodzaak om de antwoordtermijn met twee maanden te verlengen in complexe gevallen, met opgave van de redenen voor deze verlenging;
In het geval van een negatief antwoord, de reden(en) voor de weigering, evenals informatie over de mogelijkheden om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep aan te tekenen bij de rechtbank.

Artikel 8 - Persoonsgegevens van kinderen

Wij verzoeken personen jonger dan 13 jaar geen Persoonlijke Gegevens aan ons te verstrekken, tenzij toestemming is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we Persoonlijke Gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 13 jaar zonder die toestemming, zullen we die informatie zo snel mogelijk verwijderen.

Artikel 9 - Klachten

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop Beyond Ordering uw Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u uiteraard contact met ons opnemen zoals aangegeven in artikel 2 van dit Privacybeleid.

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, waarmee u contact kunt opnemen via onderstaande gegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Drukkerijstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact(at)apd-gba.be

Artikel 10 - Wijzigbaarheid

Beyond Ordering heeft het recht dit Privacybeleid van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktontwikkelingen en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Het is daarom belangrijk dat u altijd de meest recente versie van deze Privacy Policy raadpleegt, die beschikbaar is op onze Websites. Op eenvoudig verzoek kunt u een kopie ontvangen. Vanzelfsprekend zullen wij u vooraf toestemming vragen voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten, voor zover dit wettelijk verplicht is.

Geen antwoord op uw vraag? Of wilt u inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op zoals aangegeven in Artikel 2 van dit Privacybeleid.

Versie 30 juni, 2025